Pour une société, dresser des factures est un moment d’une extrême importance. Ces documents doivent être convenablement remplis. Utiliser un logiciel de facturation en ligne permet de réduire le risque d’erreurs, mais pas seulement.
Plan de l'article
Un gain de temps important
Choisir de confier la rédaction des factures de votre entreprise à un logiciel de facturation en ligne est un acte qui va vous procurer un avantage significatif : la rapidité ! Grâce au logiciel, il suffira qu’un des travailleurs de votre entreprise presse un bouton pour qu’une, cinq, dix ou cent factures soient faites. De plus, il sera possible aux collaborateurs de votre entreprise d’émettre des factures même lorsqu’ils travaillent hors des locaux de la société. Pour un client, c’est intéressant de constater que votre entreprise peut établir des factures en quelques minutes et quelques clics.
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Ayez une vraie identité visuelle
Utiliser un logiciel de facturation en ligne vous permet de définir des formats précis de factures. Vous aurez la certitude que tous les documents produits par votre entreprise vont respecter à la lettre le design convenu. Ce respect intégral de l’identité visuelle de votre entreprise est une preuve de votre professionnalisme. De plus, ces factures professionnelles pourront aussi servir de carte de visite. Il suffit qu’elles soient belles pour que les clients les montrent à leurs connaissances. Autrement dit, vos clients vous feront de la publicité et le fait que vos coordonnées soient présentes sur ces documents comptables permettra aux prospects de vous contacter facilement. Utiliser un logiciel de facturation vous permettra de convertir des prospects en clients sans avoir besoin de de les connaître !
Meilleur archivage
Si vous laissez chaque travailleur de votre entreprise établir des factures manuellement sans utiliser un logiciel de facturation, vous risquez d’avoir plusieurs problèmes. D’une part, des factures pourraient être perdues. Grâce à un logiciel en ligne, toutes les factures sont stockées de façon centralisée. Si une facture imprimée est perdue, il suffit de cliquer sur la fiche du client pour imprimer rapidement une nouvelle facture. D’autre part, le logiciel vous permet de pouvoir trier rapidement toutes les factures en fonction de certains critères. Vous pouvez être en voyage hors de votre pays et avoir besoin de savoir combien de factures ont été émises depuis six ou douze mois. Il vous suffit de vous connecter à l’interface du logiciel et vous aurez ces informations. Pas besoin d’aller dans les locaux de votre entreprise comme vous auriez dû le faire si vous utilisiez le format papier.
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Des rapports sereins avec le fisc
Il peut arriver que le fisc vienne dans les locaux de votre entreprise pour vérifier que vos déclarations à propos de votre activité correspondent à la réalité. En cas de visite surprise, il peut vous être demandé de fournir un nombre important de factures ou de prouver que vous facturez effectivement toutes vos ventes et vos prestations. Le logiciel de facturation vous permet de prouver votre bonne foi.
Aspects écologiques
Les dispositions légales encadrant le format des factures peuvent changer. Si vous utilisez des blocs de factures en papier, il faudra jeter ceux que vous avez déjà. Puis vous devrez passer une nouvelle commande chez un imprimeur. Vous devrez attendre quelques jours avant de recevoir vos nouveaux facturiers. Rien de tel avec un logiciel de facturation en ligne. Il suffit de changer le format des factures dans l’interface du logiciel et le tour est joué !
